A hibrid munkavégzés javított a belső kommunikáción és az IT megítélésén a Groupamánál

forrás: Prím Online, 2021. november 27. 11:27

Jelentős informatikai fejlesztéseket és költségmegtakarítást, az IT részleggel való elégedettség növekedését hozta a hibrid munkavégzés bevezetése a Groupamánál. Az új kommunikációs módok és csatornák a belső kommunikációt hatékonyabbá és közvetlenebbé tették, ami abból is látszik, hogy az e-mail levelezés több mint felére, esett vissza a cégnél, mondta el Farkas László, a Groupama IT üzemeltetési vezetője. Vezetőként azonban nem pusztán az infrastrukturális feltételek meglétére kell odafigyelnie, hanem arra is, hogy a távoli munkavégzés körülményei között a munkatársak ne érezzék elszigetelve magukat.

A Groupama Biztosító a lakosságnak, kis- és középvállalkozásoknak nyújt teljeskörű biztosítási szolgáltatásokat közel 140 irodát számláló saját hálózatán keresztül, valamint az OTP Bank 360 fiókjában. Az értékesítésében 1200 ügynökük vesz részt Budapesten és vidéken, valamint több száz, a Groupamával szerződött alkusz és értékesítő. A csapatmunka, a munkatársak közötti kommunikáció hatékonyságának növelésére még 2019-ben kezdték meg a Teams bevezetését. Ebben akkor informatikusok, termékszakértők és stratégiai munkaköröket betöltő munkatársak vettek részt, körülbelül háromszázan.

 

A pandémia miatti lezárások felgyorsították ezt a folyamatot, miközben a felhasználók száma az eredeti párszáz főről mintegy 1500-ra bővült. Ahhoz, hogy az átállás valóban sikeres legyen, az új felhasználók rövid oktatásban részesültek. „Nem állítom, hogy az átállás gond nélkül ment, de sikeres volt és viszonylag gyorsan, egy hónapon belül meg is történt” – értékelte röviden az akkori eseményeket Farkas László, a Groupama IT üzemeltetési vezetője.

 

 

„Feleannyi levelet kapok, mint korábban”

A Teams a modern és integrált munkavégzés elsődleges platformjává vált a biztosítónál. „Mi arra számítunk, hogy egyszer az e-mail is integrálódni fog a Teamsbe” – mondta el a vezető, aki szerint a Teams hosszútávon is az a platform lesz, ahol a munkatársak megtalálhatják a számukra legmegfelelőbb és legkényelmesebb kommunikációs csatornákat. „A saját tapasztalom az, hogy fele-, de van úgy, hogy harmadannyi levelet kapok ma, mint régebben, mégis úgy érzem, hogy hatékonyabban tudok kommunikálni, jobban képben vagyok.”

 

Az új rendszer nagy előnyének tartja Farkas László, hogy rálátást enged a napi munkafolyamatokra.  Általános gyakorlattá vált, hogy az online megtartott találkozókon a chatet is használják a munkatársak: a fontosabb információk, kérdések, memók, közösen használt file-ok itt is megjelennek, így az egyes csoportokon belül heti rendszerességgel megtartott munkaértekezletek chat-folyamatait áttekintve, megismerheti, hogy éppen milyen ügyeken dolgoznak a kollégái – anélkül, hogy a saját és az ő idejüket használva, konzultálniuk kellene egymással.

 

A fejlesztések a mai napig, a hibrid munkavégzés körülményei között is éreztetik a hatásukat: a munkatársak azóta jobban látják, ki, mikor elfoglalt vagy szabad, egyszerűbben elérik egymást, az IT megítélése pedig sokat javult az utóbbi időben. „Ma olyan eszköztár áll a rendelkezésünkre, amellyel a legváltozatosabb, szinte bármilyen, az irodai kommunikációra, munkavégzésre vonatkozó igénynek meg tudunk felelni, legyen az fájlmegosztás, chat, videóhívások vagy akár hanghívások. Külsős partnerekkel való online találkozókat tudunk lebonyolítani, mindenféle extra jogosultság vagy feltétel nélkül” – sorolta a lehetőségeket az IT vezető. „Annyira hasznosnak és jónak találtuk ezt a platformot, hogy ebben az évben úgy döntöttünk, hogy a hagyományos, városi telefonos infrastruktúránkat is becsatornázzuk ide.”

 

 

 

Körülbelül a tizedére zuhantak a telefonos kapcsolattartás költségei

Ez utóbbi azt jelenti, hogy eltűntek a telefonok a kollégák íróasztalairól, az ügyfelek hívásait akkor is a Teams kliensen veszik fel – akár laptopon, akár mobilon – ha azok az ismert, vonalas számaikon hívják őket. Ráadásul a híváscsoportok létrehozásával olyan hívásátirányítási protokollt is sikerült beállítani, ami gyakorlatilag garantálja, hogy az ügyfelek hívásait a Groupama mindig fogadja.

 

Jelenleg több mint 600 kolléga, a belsőállomány több mint 90 százaléka használja az új telefonos rendszert nagy megelégedéssel. Az intézkedés jelentős költségmegtakarítással járt: körülbelül a tizedére zuhantak a Groupama telefonos kapcsolattartásra költött kiadásai. Ez a hatalmas megtakarítás nemcsak a konkrét hívásdíjakból jött össze, hanem abból is, hogy megspórolhatták a vonalas infrastruktúra karbantartásának, javításának költségeit is. Talán még ennél is fontosabb, hogy a fejlesztés eredményeként a munkatársak bárhol tudják fogadni a céges vonalas számokat. „Ez azt jelenti, hogy azok a kollégáink, akik eddig a vonalas hívások miatt voltak a munkahelyhez kötve, most már otthonról is tudnak dolgozni. A hívófél észre sem veszi, hogy ő nem a munkahelyén tartózkodik éppen.”

 

Fejlődő belső kommunikáció, de az izoláció érzését kezelni kell

A Groupamánál tehát minden adott a hibrid, rugalmas munkavégzésre, amellyel a munkatársak élhetnek is, amennyiben ehhez a közvetlen felettesük hozzájárul.

 

„Nekem, IT vezetőként nagy nyugalmat ad, hogy sok csatornán, többféle kommunikációs lehetőséget tudunk a munkatársainknak biztosítani. Láttunk, látjuk azonban a távoli munkavégzésnek a negatív oldalát is. A sok-sok előny mellett, azt tapasztaltuk, hogy kollégáink közül sokan érezték úgy, hogy elszigetelődnek, kiszakadnak a csapatokból, és a csapatok közti együttműködés is sérülhet. Ez egy olyan probléma, amivel nekünk, vezetőknek foglalkoznunk kell. Ezzel kapcsolatban a HR is megfogalmazott egy akciótervet, ami a közösségépítést szolgálja. A közös aktivitásokba szeretnénk jobban bevonni a kollégákat” – mondta el Farkas László. „A hibrid munka mérlege összességében feltétlenül pozitív, hiszen továbbfejlesztette a belső kommunikációnkat, könnyebben el lehet érni munkatársakat, még a vállalati hierarchiából fakadó szükségtelen gátlásokat is segít lebontani. Az izoláció problémájának kezelésére pedig rendelkezésünkre állnak a megfelelő eszközök” – összegzett a Groupama IT üzemeltetési vezetője.

 

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Országszerte elérhetővé válik a Netrevalók program

A Netrevalók program sikeres tavalyi indulása után idén az Informatikai és Könyvtári Szövetséggel kötött megállapodással országos szintűvé válik a kezdeményezés, és 27 fővárosi könyvtár mellett 48 vidéki intézmény is csatlakozik a programhoz. Így összesen már 45 településen lesz elérhető a generációk digitális edukálását célzó program. A digitális infrastruktúra fejlesztése érdekében a Magyar Telekom a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár és az Informatikai és Könyvtári Szövetség részére 100- 100 darab monitort adományoz a programban résztvevő könyvtárak számára.

2024. március 28. 11:50

Tabudöntögető témákat feszegetnek a diákok a Megoldások a holnapért programban

Kiválasztották a Samsung és az EdisonKids által meghirdetett Megoldások a holnapért kihívás legjobb 50 diákcsapatát. A fenntarthatóság, a jövő oktatása és a közösség hívószavára összesen 120 jövőformáló és kreatív pályázat érkezett az ország számos pontjáról. A továbbjutók új készségekkel és ismeretekkel gazdagodhatnak a Megoldások a holnapért speciális tanulási platformján, hogy újszerű megoldást dolgozhassanak ki az általuk felvetett problémára. Az oktatási anyagok összeállításában, a diákok tervezői gondolkodásának elmélyítésében idén ismét kulcspartner a Cellux Csoport. A csapatokat támogató tanárok mentorálásában a Hősök Tere Alapítvány ad szakmai segítséget.

2024. március 28. 10:01

A márkák megítélése szenvedhet kárt a visszaeső életszínvonal miatt

Az összes vizsgált szempont szerint romlott a fogyasztói elégedettség az elmúlt egy évben a KPMG Customer Experience Excellence globális kutatása szerint. A jelenség mögött első sorban a globális megélhetési válság áll. Ugyanakkor a pandémia idején a márkák részéről tapasztalt odaadó hozzáálláshoz képest a mostani krízisjelenségek kezelésében nem érzik a fogyasztók a cégek részéről a partneri hozzáállást. Míg például a covid okozta fogyasztói nehézségeket közös összefogással lehetett megfelelően kezelni, a mesterséges intelligencia kérdésében akár a front ellentétes oldalára is rendeződhetnek a szolgáltatók és a fogyasztók – hívja fel a figyelmet jelentésében a KPMG.

2024. március 27. 13:17

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50

A 2024-es év fordulópont lehet az IT munkaerőpiacon?

2024. március 20. 10:09

Nők az informatikában – Számít a nemek aránya a munkahelyen?

2024. március 12. 20:53

Szemünk előtt zajlik az e-kereskedelem mohácsi csatája

2024. március 6. 13:05