Folyamatban a minőség
Aki sokat akar, keveset fog
"Kezdetben a minőségügyi dokumentációkészítésben, majd - miután megjött az étvágy - már egy rendszer vagy szervezet által kezelt dokumentációs folyamatban gondolkodtunk. Bár ez utóbb talán túl nagy falatnak bizonyult - mondja Szebényi. - A hirdetésekből kiválasztott, majd egy team által megvizsgált termékek közül a paraméterei alapján kiválónak kikiáltott, de testre szabásához sok munkát igénylő Lotus Notes elvérzett, így a már említett CSE mellett döntöttünk."
A fővállalkozóként az Isoris Kft. nevével fémjelzett projekt előzménye egy, a Dunaferr Acélművek Kft. dokumentációs folyamatairól, a dokumentációs rendszerek állapotáról készült felmérés és jelentés volt. A workflow-ba bevezetendő folyamat meghatározása után, a konkrét feladatokat megismerve, felálltak a megvalósításáért felelős teamek, akiknek a "workflow-sításon" kívül többek között megfelelő szabályozást kellett készíteni a kft. dokumentumkezeléséről. A projektben az Isoris Kft. mellett alvállalkozóként a CSE WorkFlow bevezetésben jártas Icon Kft. vett részt, s felhasználóként az acélművek is delegálta informatikusait.
Mivel egy, az ISO-ban már leírt, ismert folyamatot kellett elektronizálni, a részletes felméréssel és a rendszerterv kidolgozásával párhuzamosan - a munkaállomás telepítését kissé megelőzve - megkezdődhetett a jövendő felhasználók oktatása, amit 5-8 fős csoportokban, a résztvevőket számítógép elé ültetve az Icon végzett. Az oktatások végén kitöltött kérdőívek a jövendő felhasználók részéről meglepő mértékű, 90%-os támogatást sugalltak, de ez az eredmény csupán az éles munka indulásáig volt érvényes.
"Most már sokkal árnyaltabb a kép - mondja Kun Zoltán. - Egy részük szívesen használja, szereti, érdeklődő, míg a korábban számítógéppel nem dolgozók - akiket alaptanfolyamra kellett volna előbb küldeni, de erre nem volt idő - a mai napig idegenkednek. Az oktató és néhány informatikus személyre szóló segítségével - ha apró lépésekben is, de - velük is értünk el eredményeket. A fenti gondok az éles üzemnél is jelentkeztek, ezen további oktatásokkal, egyéni segítségnyújtással, valamint egy - a rendszer kötelező használatáról szóló - vezetői utasítással lehet segíteni. Utóbbi jelenleg a használatot ugyan kötelezővé teszi, de azt senki nem ellenőrzi. Az üzemben, ahol munkaállomás ugyan van, de 100 m-en belül nincs ember, aki valamit is ért a számítógéphez, a menet közben vétett apró hibáikat is azonnal tragédiaként megélő, gép előtt dolgozó embereknek folyamatos segítségre van szükségük."
"Visszatekintve már látjuk, egyszerűbb folyamattal indulva zökkenőmentesebb lehetett volna a bevezetés - mondja Szebényi. - Papíron ugyan működött és áttekinthető volt a reklamációkezelés, de a számítógépen előjöttek annak hiányosságai. Bár a szakirodalom írja, hogy nem szabad papíron jól működő folyamatokat átgondolás nélkül egyből számítógépre vinni, ezt első körben elmulasztottuk. A második nekifutásra végzett BPR eredményeként kapott új - rövidebb és várhatóan így hatékonyabb folyamatot leképező - folyamatábrát augusztus 1-jén vittük be a rendszerbe, most a tesztfázis szakaszában vagyunk. Mivel nyáron kevesebb a reklamáció, az igazi próbát az őszi hónapok jelenthetik."
"Van, aki még többet várna a rendszertől, van, aki már így is túlzónak tartja, de egy biztos - mondja Kun -, a jelen pillanatig elért eredményeknél nagyobb volt az elvárás. Nem a CSE Workflow-val szemben, hanem ami segítségével elérhető, hiszen a szoftver képességeit az informatikuson kívül mások nem ismerték. A felhasználók első megdöbbentő élménye például éles üzemben az a felismerés volt, hogy az orruk elé állított elektronikus irattartóval nekik kell dolgozniuk, a program - a benne lévő folyamatábra alapján - csak azt mondja meg, mit kell tenni."
A fenti nehézségek ellenére jó érzéssel nyugtázták a vezetők, hogy javult a munkamorál, hiszen a workflow rendszerességre szoktatja a felhasználókat, hiszen egyértelműen látszik, kinél milyen irat fekszik el. A felhasználók rászoktak, hogy legalább naponta egyszer megnézzék az elektronikus munkakosarukat és elvégezzék a kiosztott munkát. Mivel egyértelműen azonosíthatók a felhasználók, a felelősség kérdésével kapcsolatos korábbi huzavonák is megszűntek. "
"Egy workflow bevezetésénél nagyon fontos a team összetétele és vezetőjének hatásköre - véli Szebényi. - A teambe minden érintett területről kellenek szakemberek, és a vezetőnek - ami nálunk kicsit hibádzott - teljes hatáskörrel, felelősséggel és jogosultsággal kell a projektet érintő kérdésekben rendelkeznie. Továbbá ha újra kezdhetnénk, az éles üzem indulásától drasztikusan megtiltanánk a papír alapú korábbi módszer alkalmazását, mert a párhuzamosság csak követhetetlenséget szült. S mint már említettem, kisebb folyamatot választanánk. Egyszerűbb, kevés alternatívájút, a honnan-hova kérdésekre egyszerű választ adó, kevés kérdést felvető tevékenységláncolattal érdemes indulni, így nem tűnik el az elágazások erdejében az eredetileg kitűzött cél. Ezután a megszerzett tapasztalatok birtokában lehet és kell - mert végül is itt jönnek ki a workflow előnyei - bonyolult folyamatokat workflow-sítani."
Kapcsolódó cikkek
- eBolt: az első ISO 9001:2000 tanúsítással rendelkező internetes áruház
- ISO minősítés a rEVOLUTION minden üzletágánál
- ICON: új minőségbiztosítási rendszer az MKB-nak
- BorderWare levelezőszerver Common Critera EAL4 tanúsítással
- ISO minősítést szerez a rEVOLUTION Software
- E-Group: minőségbiztosított szoftverfejlesztés
- ISO 9001:2000 szabvány az IQSoft Rt.-nél is
- ISO9001:2000 a Megatrendnél
- Újabb minősített partnerek a Cisco-hálózatban
- DSS-szeminárium: új gondolkodásmód az információminőség javításában
Megvannak 2024 legvonzóbb hazai munkaadói
Tizenegyedik alkalommal díjazták Randstad Awarddal hazánk legnépszerűbb munkáltatóit. A magyar munkavállalók véleménye szerint idén a LEGO a legvonzóbb hazai munkáltató, a BT (British Telecommunications) lett a második, a harmadik helyen pedig a Mercedes-Benz végzett.
Évente 8 milliárd forintot lopnak el bankkártyáinkról a kényelmünk miatt
A kényelmünk visz a vesztünkbe: az interneten gyorsan akarunk lecsapni egy-egy jó ajánlatra és nem törődünk a biztonsággal – ennek köszönhetően újra gyorsan emelkedik a bankkártyás csalások aránya és az az összeg is, amit az ügyfelek a visszaélésekben elvesztenek. Gergely Péter, a BiztosDöntés.hu pénzügyi szakértője szerint néhány lépéssel biztonságossá tudjuk tenni az internetes vásárlásainkat.
Egy új tévé színt visz a mindennapokba
Ma már nemcsak azért vásárolunk televíziót, mert a sugárzott műsorokat szeretnénk nézni, hanem mert a forradalmian új készülékek számtalan lenyűgöző funkcióval lettek ellátva. Hozzájárulnak ahhoz, hogy magasabb szintre emeljük a tévézés élményét.
Minden eddiginél több programmal várta az ELTE IK a Lányok Napjára ellátogató középiskolásokat
Az ELTE Informatikai Kar idén a „Semmiből született csodák – A mesterséges intelligenciától a soft skilleken át a kibervédelemig” című rendezvénnyel csatlakozott a Lányok Napja országos programhoz.
Egyszerű Airpods-tisztítás és új vezetékes headset gamereknek
Neked is fejtörést okoz, hogy mivel tudnád Apple Airpods fülhallgatódat megfelelően és károkozás nélkül tisztítani? Vagy épp teljesen másban vagy, és azon agyalsz, hogy milyen gaming headsettel tudnál megszabadulni a késleltetéstől? Akkor érdemes továbbolvasnod, mert a Sandberg most mindkét problémára elhozta a megoldást!