Papírkorszaki magyar vállalatok

Felmérés a vállalatok dokumentumkezelési gyakorlatáról

forrás Prim Online, 2012. szeptember 6. 13:51

A magyar közép- és nagyvállalatok mindössze egynegyede használ dokumentumkezelő rendszert, a beérkező dokumentumokat jellemzően még papír iktatókönyvben tartják nyilván, míg az iratok cégen belüli megosztását elsősorban fénymásolással és szkenneléssel oldják meg – derült ki a DMSONE és a GKIeNET közös kutatásából. A dokumentumok kezeléséből adódó leggyakoribb probléma az iratok elvesztése, mely a vállalatok közel egyötödénél fordult már elő.

A magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik, ennek ellenére a cégek többsége (62%-a) még jellemzően papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban (30%) tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, sőt, még a „kockás füzet” használata is előfordul – derül ki dokumentumkezelő rendszerek szakértője, a DMSONE Zrt. megbízásából a GKIeNET által készített felmérésből, mely a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű vállalatokat vizsgálta. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.

Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ, és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére. „A felmérés is rávilágít arra, hogy ugyan a vállalatok szeretnék javítani a dokumentumkezelési folyamataikat, de nem feltétlen tudják, hogy erre egy szoftver jelenthet megoldást” – mondta el Varga László, a DMSONE operatív igazgatója. A hatékonyabb dokumentumkezeléstől egyébként a cégek elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják, ugyanakkor a megnövekedett mennyiségű irat kezelésének egyszerűsítését is kiemelték. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze 25 százalék jegyezte meg.
 
Az elveszett iratok jelentik a legnagyobb problémát
 
A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya közel minden tizedik vállalatnál okozott már fejfájást. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százalékánál veszett már el és 13 százalékánál rongálódott meg irat. „Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése ezekre a problémákra is megoldást jelent, hiszen minden egyes beérkező dokumentum azonnal rögzítésre kerül egy központi adatbázisban, ahol a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz” – emelte ki Varga László.
 
A DMSONE statisztikájának háttere:
 
A közép- és nagyvállalatok dokumentumkezelési gyakorlatára vonatkozó adatok a GKIeNET 2012 április-májusában végzett számítógéppel támogatott telefonos kutatásából származnak. Az összesen 115 vállalat megkérdezésével készült felmérés eredményei a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű társas vállalkozásokra árbevétel-kategória szerint reprezentatívak.
Kulcsszavak: trend felmérés

Trend ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Jön az év legnagyobb innovációs és startup fesztiválja

A 2015-ben indult Startup Safari Budapest hazánk egyik legnagyobb startup konferenciájaként idén ismét megnyitja kapuit, június 11-én 12 helyszínen közel 100 előadással és interaktív programmal várja az érdeklődőket, melynek során számos hazai szakember mellett nemzetközi előadókkal élőben is lehet majd találkozni és kérdezni tőlük. Nemcsak üzleti, hanem mélyebb technológiai és innovációs témákkal foglalkozik az esemény, angol és magyar nyelven egyaránt.

2024. május 16. 19:47

Teljes mértékben napenergiával működtethető a Lenovo üllői gyárának innovációs központja

Új, a nagy teljesítményű számítástechnikai (HPC) innovációkat ellátó napelemeket telepített a Lenovo üllői gyártóüzeme. A vállalat 2023 októberében átadott létesítményében működő globális innovációs központja ezáltal azt is biztosítja, hogy az ügyfelek 100%-ban napenergiával tesztelhessék a HPC-munkaterhelést.

2024. május 16. 14:43

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Az IKEA Kreativ megérkezett Magyarországra

2024. május 15. 17:52

Továbbra is Christian Klein az SAP első embere

2024. május 7. 13:17

Magyar siker: Nemzetközi díjat nyert a TIME magazintól a nyelvtanuló-applikáció

2024. május 3. 19:59

Megvannak 2024 legvonzóbb hazai munkaadói

2024. április 29. 11:38