Központi IT rendszerek cseréje: változáskezelés nélkül nem megy
Az üzleti folyamatokhoz kapcsolódó core rendszerek olyan szoftverek, amelyek átszövik az üzleti működés nagy részét és támogatják a vállalat legtöbb tranzakcionális tevékenységét. Egy ilyen rendszer kiváltására a vállalat életében viszonylag ritkán kerül sor, vannak azonban olyan tényezők és indokok, amelyek megkövetelhetik ezt. Ilyenek lehetnek a vállalat üzleti változásai, a jelenlegi szállítókkal kapcsolatos problémák, vagy a core rendszer verzióváltása miatti külső nyomás.
„A rendszercsere nagy mértékben befolyásolja a vállalatnál dolgozó kollégák napi életét és sok esetben lényegesen újra definiálja az ügyfélkiszolgálást is. Éppen ezért ez a folyamat nem egyszerű IT-projekt, hanem egy olyan teljeskörű változást hozó transzformációs program, ami üzleti szempontból is sok buktatót hordozhat magában, melyekre jó előre felkészülni” – mondta Agárdy-Séra Eszter, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának menedzsere.
Milyen akadályok merülhetnek fel egy core rendszer cseréje során?
A Deloitte CIO felmérése szerint 3 fő oka van annak, ami miatt a legtöbb IT transzformációs program megbukik. Az esetek 82%-ában a munkavállalók nem megfelelő hozzáállása vagy kifejezett ellenállása miatt hiúsul meg a transzformáció. Sok esetben hiányzik a vezetői támogatás is, ez áll a sikertelen transzformációk 72%-a mögött. Ilyenkor a felső- és középvezetés nem áll kellő mértékben a projekt mögött. Sokszor irreálisak az elvárások is: az esetek 65%-ban a programmal kapcsolatban nem valósak a várakozások, ami szabotálja a transzformáció sikerességét.
Az alkalmazottak szervezeti pozíciótól függetlenül nehezen élik meg a változási folyamattal járó mélypontokat, a változás megélésének folyamata ugyanis hasonlít a gyász folyamatához. A transzformációs program sikere szempontjából kiemelten fontos, hogy az érintett szervezeti szereplők a változáson gyorsabban tudjanak túljutni, hogy minél hamarabb elfogadják, majd támogassák a változást. Ebben segít a változáskezelés eszköztára.
A változással járó akadályok kiküszöbölése change managementtel
A változáskezelés lényege az egyének felkészítése, fejlesztése és támogatása. A megfelelő módszertan és szervezetre szabott eszköztár hozzájárul az érintettek elkötelezettebbé tételéhez és támogatja a tartós változás megteremtését, vagy akár a teljes kultúraváltási folyamatot is. A Deloitte egyik ügyfele a rohamosan változó piaci igényeknek való megfelelés érdekében a közelmúltban cserélte le CRM rendszerét. A Vision to Value módszertan mentén előkészített változáskezelésnek köszönhetően az új rendszer bevezetését követően 1 hónappal a munkavállalók kevesebb, mint 9%-a jelzett problémát az új rendszerre való átállás miatt, 25%-a semlegesen, 66%-a pedig kifejezetten pozitívan ítélte meg az új rendszert. Ez a változáskezelési eszköztár négy fázisra bontva kíséri és segíti a szervezeteket egy core rendszer cseréjének folyamatában.
Célkijelölés
Az első fázisban egyértelműen meg kell meghatározni, hogy mi a megcélzott jövőkép, és miért van szükség változásra. Azonosítani és mozgósítani kell a főbb érintetteket, és biztosítani kell a vezetők cél melletti elköteleződését. A megfelelő érintettek és vezetők bevonásakor nemcsak a jelenlegi érintetteket kell mozgósítani, hanem a jövőbeli működés alapján érdemes kijelölni, kiknek az elköteleződése fontos a változás sikeréhez. Az érintettek feltérképezéséhez elengedhetetlen egy teljeskörű stakeholder-elemzés.
„Ebben a fázisban nagyon fontos, hogy a célt ne keverjük össze az eszközzel. A core rendszerek cseréjének esetében az üzleti cél valójában nem egy rendszercsere, hanem például gyorsabb, vagy magasabb minőségű ügyfélkiszolgálás, vagy a digitalizáció/automatizáció növelése. A rendszercsere csak egy eszköz a célok eléréséhez. A változás jövőképét vízióalkotó workshopok vagy változás jövőkép canvas módszertan segítségével ki lehet facilitálni a szervezetből” – mondta Vojtkó Luca, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának szenior tanácsadója.
Ez a fázis akkor sikeres, ha a változásban kiemelt érintettek egyetértenek a változás eredményének víziójában és ez a vízió dokumentált, illetve, ha az érintett vezetők bevonása és elköteleződésének kialakítása megvalósul.
Tervezés
A tervezési szakaszban készül el az átfogó, konkrét eszközöket és lépéseket, ill. ütemezést tartalmazó változásmenedzsment és kommunikációs terv. A terv részeként azonosítani kell azokat a kritikus pillanatokat, melyek mérföldkövekként is értelmezhetők a változás folyamatában és kezelésük kihatással lehet az egész változási folyamatra – ilyen például a változás szervezeti bejelentése. A kritikus pillanatokhoz több kockázat és lehetőség kapcsolódik, melyek tudatos átgondolása és kezelési módjának megtervezése ebben a szakaszban történik meg.
Érdemes ebben a fázisban kijelölni úgynevezett change champion-öket: ők a változás bajnokai, akik az első pillanattól kezdve elkötelezettek, informálisan részei a folyamatnak, így első kézből tudják átadni a releváns információkat, ezzel támogatva kollégáikat. Ez a fázis akkor sikeres, ha a részletes terv a feladatok, ütemezés mellett a kijelölt felelősöket és határidőket is tartalmazza; illetve, ha a megnevezett felelősök tisztában vannak szerepeikkel és felelőségükkel.
Képességek fejlesztése
Ebben a fázisban a változásban résztvevők megszerzik azokat a képességeket, melyek az eltervezett, jövőbeni működéshez szükségesek. Itt valósulnak meg a különböző oktatások, illetve a teljes szervezet felé is ekkor kezdődik el az intenzív kommunikáció a változásról. A végfelhasználók is bevonásra kerülnek, a vezetők pedig már teljeskörűen felkészültek arra, hogy eredményesen vezessék a változást.
Megvalósítás
A képességek fejlesztését követően a megvalósítási szakasz az a korábbi fázisokhoz képest rövidebb időszak, amikor az új működés, vagy például az új rendszer éles működésének kialakítása megtörténik. A kijelölt változás bajnokok ebben az időszakban intenzív támogatást biztosítanak a változásban érintetteknek és megvalósul az összes változáskezelési tervben lefektetett eszköz használata.
Az ún. babysitting szolgáltatás is fontos változáskezelési eszköz, ebben az időszakban a támogatást nyújtó szervezet magasabb rendelkezésre állás mellett biztosít segítséget a felmerülő kérdésekkel kapcsolatban. A kommunikáció továbbra is intenzív, hogy fenntartsa és erősítse a változásban résztvevők elköteleződését: középpontjában a megcélzott jövőkép helyes alkalmazásának elismerése áll. Egy core rendszer cseréje kapcsán például heti hírlevél formájában ki lehet hirdetni a rendszert leggyakrabban felhasználó kollégát, vagy éppen a rendszer frissülő funkcióit.
Kapcsolódó cikkek
- Budapestre figyelt a nemzetközi IT világ
- Rendszerváltozások: az átláthatatlan vállalati informatika az innovációt is megöli
- Kidurranhat az IT lufi? Amerikában már elkezdődtek a leépítések…
- 7 hiba, amit a legtöbb vállalat elkövet új IT megoldás és szállító kiválasztásakor
- Nem vágynak vissza az irodába az IT-s munkavállalók
- Rejtőzködő energiavámpírok az IT-üzemeltetésben
- Bölcsésznőkből lesznek az informatikusok
- Az IT működést is elérte az automatizáció
- Hogyan tudunk a múlt tanulmányozásával felkészülni az IT jövőjére?
- Magyarország a korelnök a régió informatikusai között
Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI
3 árulkodó jel, hogy a cég IT csapata már nem versenyképes
Szinte követhetetlen tempóban fejlődnek a vállalati szolgáltatásokat támogató IT-rendszerek, a cégek pedig komoly piaci hátrányba kerülhetnek, ha nem tartanak lépést a változással. Az ügyfelek és a munkatársak igényei egyre csak nőnek, a versenytársak szolgáltatásai pedig rövid idő alatt gyorsabbá, kényelmesebbé, átláthatóbbá válhatnak a miénknél.
Rákapcsolt az Euronics: már aznap megérkezhet a grill vagy a hűtő
Egyre népszerűbb a vásárlók körében az aznapi kiszállítással vagy áruházi átvétellel történő rendelés az Euronicsnél. A megrendelés napjára házhoz szállítást ígérő szolgáltatás tavaly nyáron indult, idén pedig még szélesebb időablakkal lehet már rendelni Budapesten belül. Az online leadott rendeléseket pedig az áruházakban is át lehet venni akár még aznap, ez a szolgáltatás már országszerte elérhető ingyenesen. Az ilyen módon rendelt termékek toplistáján ott vannak a ventilátorok, a kávék, a mosószerek, és az állateledelek, de rendeltek már asztali grillt is így.
Elérhetővé válik az automatikus munkabérelőleg
Automatikus Munkabérelőleg Rendszer (AMBER) néven biztosít új szolgáltatást a MagNet Faktor a Kulcs-Soft-tal partnerségben. Az új megoldás segítségével a bérszámfejtő szoftvert használó cégek alkalmazottai gyorsan és egyszerűen juthatnak a már ledolgozott munkanapok után járó fizetésükhöz. A munkavállalók mellett a vállalkozásoknak is kedvező ez a lehetőség: az adminisztratív terheik csökkennek, a bérfizetés pedig rugalmassá válik.
Üzembe állt a Siemens e-kamion töltője
A világon elsőként a felső-ausztriai Laakirchenben, az autópálya melletti OMV-töltőállómáson helyezték mindennapos üzembe a Siemens e-kamionok tankolására is alkalmas új csúcstöltőjét.
Ezeket a munkaköröket válthatja ki a magyar cégeknél a mesterséges intelligencia
Az elmúlt években figyelemreméltó fejlődésen ment át a mesterséges intelligencia, ami mára valamilyen formában szinte minden felhasználóhoz eljutott. Persze, ahogy az a nagy technológiai áttörések esetében lenni szokott, az MI megítélése is meglehetősen vegyes, valamint arról is megoszlanak a vélemények, hogy milyen gazdasági következményeket hoz magával és milyen hatással lesz a munkára.