Prim Hírek

A Philips konszernnél, amely 25 országban, 226 helyen folytat termelési tevékenységet, 150 országban van kereskedelmi képviselete és a világ nyolcadik elektronikai nagyvállalata, összefoglalóan Computer Supported Cooperation Work (CSCW) - számítógéppel támogatott együttműködési tevékenységnek nevezik a fentieket. Ezen belül a "groupware" jelöli azokat a szoftveres eszközöket és szolgáltatásokat, amelyek a számítógéppel támogatott részét fedik le a fenti kifejezésnek. Könnyen belátható, hogy egy, az egész világot behálózó konszernnél mekkora problémákat okozhat, ha eltérő a groupware csomag összetétele. Ezért aztán a Philipsen belül létezik egy ún. groupware politika, amely meghatároz egy standard szoftvert az egész vállalat elektronikus dokumentum- és e-mail kezelésére. Ez a szoftver a Lotus Notes. A Philips második legnagyobb magyarországi termelőhelyének, a győri Philips Components Kft.-nek informatikai menedzserével, Angyal Zsolttal beszélgettünk az eddigi tapasztalatokról.

"Ahhoz, hogy a Philipsen, mint világvállalaton belül, be lehessen vezetni egy dokumentumkezelő rendszert, először is az elnevezési séma kidolgozására volt szükség. Az alapelveket a Corporate IT, a Philips központi informatikai szervezet dolgozta ki, mi tőlük kaptuk meg, hogyan változnak meg az e-mail címek, és hogyan oldjuk meg a névazonosság-problémát. Nevezetesen egységesen a Lotus Notes 4.6-os verzióját használjuk, az e-mail címek @philips.com-ra végződnek minden szervezetnél, és az azonos vezeték- és keresztnevű munkatársainknál egyéni egyeztetés alapján egy alfanumerikus vagy egy numerikus karaktert használunk megkülönböztetésül. Ez a projekt a DIAMOND (Deploying Intranet Applications Messaging On Notes and Domino) nevet kapta - kezdi Angyal Zsolt. - A DIAMOND azonban véget is ért a levelezőrendszerek egységesítésénél, a továbbvezető lépcső a Pearls projekt, ami a szervezeti hierarchián belül eggyel szűkebb területről, a Components Product Divisiontől indult ki, és az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítását tűzte zászlajára, illeszkedve az egész Philipsre vonatkozó groupware politikához."

A továbblépés okait Angyal a következőkben látja: "A győri gyár üzletágainak központja Németországban, illetve Belgiumban található, így a távolság miatt a nagyobb méretű adatállományok kezelésével kapcsolatos biztonsági, idő- és költségbeli tényezők kényszerítik ki az egységes dokumentumkezelési struktúra kialakítását. Alapesetben adatbázisok megosztására két lehetőség van. Megoldható, hogy intranetszervert állítunk be a két oldalon és html-ben feltesszük a megosztani kívánt adatokat, a letöltés pedig FTP-n keresztül történik, vagy az adatokat Lotus Noteson keresztül mozgatjuk."

E két megoldás közti különbségre Angyal Zsolt a következő példával világít rá: "A mérnökeinknek például szükségük van egy nagyobb méretű adatbázisra a belgiumi központból. Ha ezt intraneten keresztül akarják elérni, akkor napközben foglalják le a letöltéssel a sávszélességünket. Ha azonban Lotus Notesban éjszaka készítenek egy másolatot a győri szerverre, akkor másnap már a helyi hálózaton tudják használni az adatokat. Így alacsonyabb a tulajdonlás teljes költsége, beleértve a hálózatot és a számítógépeket is. A fontosság szerinti sorrendiség a lehető leggyorsabb elérhetőséget biztosítja. A szűk keresztmetszeteket eleve kizárja, értve ez alatt a korlátos böngészési lehetőségeket. A standardizált rendszer miatt a fejlesztés költségei alacsonyabbak, a rendszer komplexitása csökken." A Philips informatikai menedzsere szerint a termékkiválasztás során - fontossági sorrendben - a következő szempontok dominálnak: szolgáltatások minősége, ár, referencia, support.

Természetesen a rendszer bevezetését a Philipsnél is oktatatás előzte meg. "A Lotus Notesot 1999. május 24-én vezettük be. Előtte egy oktatással foglalkozó külső céggel tanfolyamot szerveztünk minden érintett munkatársunk számára. Kisebb csoportokat szerveztünk, és a tanfolyamokat úgy osztottuk el időben, hogy a munkafolyamatokat ne zavarjuk meg az oktatás miatti munkaerő-kieséssel. Eleinte idegenkedtek, ez lemérhető volt a hibabejelentések számának ugrásszerű megemelkedésén. Aztán kezdték megismerni az új szolgáltatásokat, például a csoportos naptárt, ami a korábbi rendszerben nem volt, s elkezdték kihasználni azok előnyeit. Azóta növekszik a megelégedettség. Becsléseim szerint jelenleg a levelezőrendszer kínálta lehetőségek körülbelül 15 százalékát használják ki."

Végül Angyal egy fontos jellegzetességre hívja fel a figyelmet: "Cégünknél a háttértáréhség szinte csillapíthatatlan, és mivel a file-szerverünkhöz nincs úgynevezett kvótaszoftver, ami képes szabályozni az egy osztály, azon belül pedig az egy dolgozó számára maximálisan igénybe vehető területet, ezért elég gyakran előfordul, hogy ideiglenesen helyhiánnyal küzdünk a szerveren. Természetesen ezt a problémát kezelni fogjuk egy hamarosan megérkező új háttértárral és a kvótaszoftver beszerzésével egyaránt."